Quel que soit le métier que vous exercez, vous avez certainement à accomplir des tâches répétitives qui épuisent beaucoup de temps et d’effort. Qu’il s’agisse de la gestion des ressources humaines, de la structure informatique ou de la relation client, il y a toujours ces flux de travail subalternes qui vous font perdre beaucoup d’énergie inutilement. Recourir aux outils d’automatisation serait d’une aide précieuse pour se débarrasser des tâches redondantes. C’est plus souvent faisable et accessible dans les métiers qui utilisent les solutions informatiques. Nous vous proposons, dans ce qui suit, un zoom sur ces outils, leurs avantages et leurs fonctionnalités.
Qu’est-ce qu’un outil d’automatisation ?
Il s’agit d’une solution informatique capable de remplacer l’Homme ou certaines machines dans l’exécution des tâches répétitives. Ainsi, ce flux de travail quotidien et récurrent est exécuté d’une façon automatique suite à un événement déclencheur. De ce fait, l’intervention humaine est réduite au minimum. Vous et/ou vos collaborateurs auront donc plus de temps à consacrer à des tâches valorisantes et ainsi être plus productif sur des tâches qui ne peuvent pas être automatisées.
Pourquoi automatiser les flux de travail au sein de votre entreprise ?
Les solutions d’automatisation ont beaucoup de mérite. Nombreux sont les entrepreneurs et les gérants qui s’en servent pour simplifier leur quotidien, mais ce n’est pas tout. Si ces outils rencontrent beaucoup de succès, c’est parce qu’ils offrent plein d’autres avantages.
Un gain de temps
En automatisant les tâches chronophages et redondantes, vous réalisez des économies de temps considérables. En effet, ces flux de travail se répètent chaque jour et affectent négativement votre productivité. Rendre leur exécution automatique va libérer vos collaborateurs et leur permettre de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.
Une meilleure cohérence entre vos outils
Les outils d’automatisation peuvent aisément être connectés à toutes vos solutions numériques et à vos applications. Ainsi, il est possible de programmer des processus multi-actions. Prenons un exemple concret. Vous êtes une TPE ou une PME, une personne commande sur votre site internet, vous recevez un email, vous traitez la commande quand vous aurez vu l’email. Puis une fois par semaine ou par mois, vous exportez les coordonnées de vos nouveaux clients vers votre CRM et/ou un outil d’emailing.
Avec un outil d’automatisation, à l’instant de la commande, vous auriez reçu un message sur Slack ou par SMS pour vous informer de la commande. En parallèle, les coordonnées du nouveau client auraient été directement transmises à un outil CRM et un outil d’emailing et une séquence d’email aurait été déclenchée pour avertir le client de la préparation de sa commande, puis un email pour lui demander son avis après quelques jours. Son avis pourrait automatiquement être affiché sur le site s’il est supérieur à 4/5, etc. Ces “bots” (ou robots) multi-actions vous aident à automatiser des processus composés de plusieurs étapes.
Prenons un exemple encore plus simple d’automatisation. Lorsque vous ajoutez vos photos produits dans un dossier sur Google Drive, les produits sont automatiquement détourés et placés dans nouveau dossier Drive nommé “détourées”. De là, ces photos détourées peuvent être envoyées à votre outil DAM (Digital Asset Management).
Minimiser les erreurs et les oublis
Ces outils informatiques vous permettent d’éviter les erreurs d’inattention causées par l’intervention humaine. En effet, les robots ne font pas ce genre d’erreurs. Une fois mis en place correctement, l’outil d’automatisation fonctionne convenablement pour toujours tant que les outils utilisés fonctionnent de la même manière. Ainsi, vous ferez moins d’effort de contrôle de données.
Qu’est-ce qui peut être automatisé ?
Pour améliorer votre productivité et celle de vos collaborateurs, nombreuses sont les solutions qui vous permettent d’automatiser les tâches redondantes. Cependant, il convient de savoir isoler ces actions. Pour y parvenir, vous devez d’abord lister toutes les tâches que vous avez l’habitude d’effectuer dans le cadre de votre travail. Parmi ces dernières, il convient de déterminer les actions sur lesquelles vous apportez une vraie valeur ajoutée.
Une fois ceci fait, vous pourrez plus facilement identifier les tâches automatisables. Vous les reconnaîtrez par leurs caractéristiques. En effet, elles sont généralement répétitives et chronophages. De plus, l’intervention humaine ne leur ajoute pas de la qualité. Elles sont souvent ennuyeuses et peuvent être reliées les unes aux autres, car elles doivent être effectuées dans un ordre bien précis.
Des exemples de solutions d’automatisation
Connaître les différents outils qui vous permettent de simplifier vos processus métiers peut vous inspirer pour vous débarrasser des tâches redondantes. Les possibilités d’automatisation sont variées : réception d’une alerte, traitement de données, sauvegarde d’informations… Nous vous proposons ici des exemples de solutions efficaces qui fonctionnent sur la base d’éléments déclencheurs.
Zapier
Pionnier de l’automatisation informatique, cet outil vous donne accès à plus de 4000 applications que vous pouvez connecter entre elles. Par ailleurs, vous pouvez vous servir des connecteurs logiques pour déclencher les actions souhaitées dans un ordre bien précis.
Make
C’est l’une des alternatives de Zapier. Cette solution vous permet d’automatiser vos processus manuels. Vous aurez aussi la possibilité de transférer et de transformer vos données. Vous pouvez aussi y connecter plus de 400 outils pour créer des scénarios d’automatisation.
Ces deux outils ont un fonctionnement relativement similaire et permettent, si une application ne figure pas déjà dans leur référentiel, d’utiliser l’API de cette application directement.
Nous pourrions en citer bien d’autres, comme UI.vision RPA, Microsoft Flow, ou encore n8n, mais les deux citées précédemment sont les plus utilisées dans le milieu de l’automatisation.
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