Les bénéfices que procurent les outils collaboratifs aux entreprises sont indiscutables et nombreux. Ils augmentent la cohésion des équipes en améliorant la communication. Cette dernière devient de plus en plus efficace, et ce, spécialement dans le cadre du télétravail. Ces logiciels permettent aussi à la créativité de s’épanouir, font que les pertes de temps deviennent rares et permettent parfois à tout le monde de suivre l’évolution des projets en temps direct. Ainsi, la productivité et la rentabilité de votre société devraient en être bien meilleures.
Cependant, au moment de faire votre choix entre les divers outils sur le marché, vous risquez de vous perdre. Aujourd’hui, nous allons vous aiguiller en vous proposant une sélection des meilleures solutions collaboratives.
Miro
Miro est un outil américano-néerlandais créé en 2011. Il propose la mise en place d’une collaboration entre les collègues des diverses équipes spécialisées dans des domaines de la vente, du marketing, de l’ingénierie, de l’UX design. Ils pourront ainsi travailler à distance ou en semi-hybride, faire du brainstorming, gérer des projets, planifier des tâches, organiser des réunions ou des ateliers…
Cette solution prend la forme d’un tableau blanc sur lequel il est possible d’écrire, de mettre des liens, des photos, des vidéos… Entonnoirs d’idées et cartes mentales aident à organiser les suggestions de chacun et à développer la créativité. Le résultat de l’interaction des divers membres pourra être téléchargeable en version PDF.
Vous pouvez utiliser directement la plateforme via le navigateur ou télécharger l’application mobile. Il faut savoir qu’elle compte, par ailleurs, nombreuses possibilités d’intégration (Zoom, Slack, Google Drive, Dropbox…). Enfin, notez qu’elle existe en version gratuite qui vous donne droit à 3 boards. L’offre business est à 16 € par mois et par utilisateur.
Monday
Très intéressante pour la gestion des projets, Monday est une solution collaborative très riche et hautement personnalisable. Elle est très facile d’utilisation et elle s’adapte parfaitement à diverses spécialités : développement de logiciels, conception, marketing, vente, ressources humaines et relation client.
La plateforme dispose de tableaux de bord qui facilitent la prise de décision et de systèmes d’automatisation qui vous évitent de perdre du temps sur les tâches chronophages et répétitives. Elle permet également de travailler en équipe sur différents types de fichiers et de documents. Gérer le flux de travail et les priorités vous sera simplifié grâce au logiciel Kanban et aux diagrammes de Gantt.
Il faut aussi savoir que vous pourrez intégrer divers outils à Monday comme Outlook, Gmail, Teams, Google drive, LinkedIn… Notez, par ailleurs, que l’inscription sur cette solution vous donne accès à une version gratuite. Cette dernière est limitée. L’abonnement à la version pro est quant à lui au même prix que celui de Miro.
ClickUp
Cet outil collaboratif est l’un des plus complets. Il compte en effet plus de 100 fonctionnalités et s’adresse à toutes les entreprises, et ce, quelles que soient leurs tailles et leurs domaines d’activité. Il intègre, entre autres, un excellent système de gestion de projet et un tchat qui le rend très convivial. Il y a aussi un espace et des tableaux dédiés au suivi des objectifs.
Pour le rendre encore plus riche, vous pouvez l’intégrer à plus de 1000 applications. Parmi ces dernières, il y a Timecamp, Dropbox, Zoom…
Malheureusement, ClickUp n’est pas disponible en version française. Mais son service client et son rapport qualité-prix sont excellents. En effet, pour les toutes petites sociétés, il ne coûte que 5$ par mois et par membre.
Microsoft Teams
Il s’agit d’une belle solution de collaboration pour les entreprises de petite ou de moyenne taille. Sa force réside dans son intégration avec l’écosystème Microsoft déjà très présent en entreprise. Beaucoup de sociétés de taille importante (LVMH, Eiffage, Renault, etc.) sont passées à Teams, mais les PME, TPE et même les freelances s’y mettent.
Microsoft Teams permet de concurrencer les mails à travers les discussions instantanées qui rendent la communication plus fluide. Pour que le contact soit encore plus humain, il y a aussi la possibilité d’organiser des visioconférences. OneNote facilite la prise de note et SharePoint aide à les partager. Cet outil collaboratif permet aussi d’éditer des fichiers Excel ou Word en équipe, et ce, simultanément.
Vous pourrez utiliser cette interface gratuitement, mais les appels seront limités à 60 minutes et le nombre de participants à 100. L’espace de stockage qui vous sera dédié sera de 5 Go. Pour bénéficier de l’offre premium, vous n’aurez qu’à débourser 3.40 € par membre mensuellement.
Slack
Slack est un outil de collaboration en ligne qui vous propose de créer un véritable QG virtuel afin de bien organiser votre travail en équipe. Il peut être une excellente alternative même pour les entreprises de très grande taille dont il peut sécuriser parfaitement tous les niveaux de données.
Vous pourrez alors envoyer des messages, passer des appels vocaux ou vidéos, partager des fichiers sur un canal commun avec vos collègues et collaborateurs. Notez que le nombre de canaux est illimité.
Cette plateforme présente aussi l’avantage de pouvoir s’intégrer dans plus de 2 400 outils tels que Google drive, Drift, Trello, PagerDuty, Polly… Pour ce qui est de son prix, sachez qu’il y a une version gratuite, mais qu’il est plus judicieux d’opter pour les offres Pro à 6.75 € par mois, Business+ à 11.75 €. Pour le plan Entreprise Grid, le tarif est sur demande.
Zoom
Un peu différente du reste, Zoom est connue comme étant l’une des meilleures applications en termes de vidéoconférences et de webinaires. Extrêmement flexible, elle s’adapte à tous les supports depuis lesquels vous émettez votre appel. Que vous soyez via PC ou mobile, la compatibilité sera parfaite. Elle permet également un chat en direct sous les vidéos. Plus de 10 000 personnes peuvent participer aux calls. Ainsi, elle peut être une excellente alternative aux formations à distance en entreprise. Son utilisation a très largement explosé lors de la pandémie de COVID-19.
Le travail en collaboration pourra aussi être très riche. Il est possible via les tableaux blancs, les fonctions de partage d’écran et de planification et les possibilités d’intégration dans divers outils comme Slack, Google Agenda, Gmail. Notez que le plan gratuit est assez limité et que le Premium est à 139.90 € par an.
Google Workspace
Depuis sa création en 2008, Google Workspace n’a cessé d’attirer les professionnels de tout bord. Cet outil de collaboration via le cloud est très attrayant puisque vous pourrez travailler en groupe sur divers types de fichiers Google Docs et Sheets. Vous pourrez même préparer des présentations en équipe via Google Slides. Vous aurez également la possibilité d’organiser des visioconférences via Meet et de proposer des sondages et des questionnaires à travers Google Forms.
Il faut reconnaître que Google a su proposer des outils efficaces, attrayants et moderne quand Microsoft n’innovait plus vraiment sur la suite Office. Cette concurrence a permis de relancer un peu la machine, mais Google WorkSpace reste une alternative pratique et particulièrement efficace sur de nombreuses tâches.
Il y a également le Jamboard qui vous permet de faire un brainstorming grâce aux tableaux interactifs. La liste d’outils est très longue et tous sont très intéressants (Google Keep, Calendar, Cloud search…). Cette solution est proposée gratuitement, mais il y a 3 plans payants qui peuvent convenir aux entrepreneurs. Comptez 6 € par personne pour l’offre Business Starter, 12 € pour Business Standard et 18 € pour Business Plus.
Il est difficile de dire vraiment quelle est la meilleure solution de travail collaboratif, car il existe une multitude d’entreprises et de métiers. Je vous ai présenté ici les solutions les plus utilisées en France et à l’international. Je ne peux que vous encourager à demander des démonstrations ou à tester directement afin de vous faire votre propre avis. Il existe de nombreuses autres solutions comme Asana, Trello, Basecamp, Jira, etc. Toutes ces solutions ont leurs avantages et inconvénients.
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